Mediacja stanowi jeden z alternatywnych sposób rozstrzygania sporów. Obecnie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie przewidują możliwości przeprowadzenia mediacji między stronami postępowania bądź między stroną postępowania a organem administracji publicznej. Dotychczas postępowanie mediacyjne możliwe było dopiero na etapie postępowania przed wojewódzkim sądem administracyjnym. Sytuacja ta zmieni się od 1 czerwca 2017 r. W tym dniu wchodzi bowiem w życie ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2017 r. poz. 935), która wprowadza szerokie zmiany w procedurze administracyjnej. Jedną z takich zmian jest wprowadzenie instytucji mediacji w postępowaniu administracyjnym. Jak wynika z uzasadnienia ustawy nowelizującej, wprowadzenie instytucji mediacji ma zapewnić m.in. partycypację społeczeństwa we władztwie administracyjnym (Sejm VIII kadencji, druk Nr 1183, uzasadnienie).
Zgodnie z ustawą nowelizującą, w toku postępowania administracyjnego będzie można przeprowadzić mediację, jeżeli pozwala na to charakter sprawy (np. spory sąsiedzkie). Przeprowadzenie mediacji zostało oparte na zasadzie dobrowolności, tj. do dyspozycji stron i organu pozostawiono kwestię uczestnictwa w mediacji i wypracowania porozumienia. Celem mediacji ma być wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa (art. 96a Kodeksu postępowania administracyjnego). Ustawa nowelizująca określa kto będzie mógł uczestniczyć w mediacji, tj.: organ prowadzący postępowanie oraz strona/strony tego postępowania albo wyłącznie strony postępowania. Mediacja będzie mogła zostać przeprowadzona po zawiadomieniu przez organ o możliwości jej przeprowadzenia. Mediacja będzie mogła również zostać przeprowadzona na wniosek strony postępowania. W zawiadomieniu o możliwości przeprowadzenia mediacji organ zwróci się do stron o wyrażenie zgody na mediację oraz o wybranie osoby mediatora. Jeżeli strony wyrażą zgodę na mediację, wówczas organ administracji publicznej wyda postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji, w którym wskaże osobę mediatora (art. 96b, art. 96d Kodeksu postępowania administracyjnego). Mediatorem będzie mogła być tylko osoba fizyczna, lecz nie może to być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie.
Co istotne, mediacja nie będzie jawna, a wszyscy jej uczestnicy, jak również mediator zobowiązani będą do zachowania w tajemnicy wszystkich faktów, o których dowiedzieli się w związku z jej prowadzeniem, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej (art. 96j Kodeksu postępowania administracyjnego). Z przebiegu mediacji będzie sporządzany protokół. Konsekwencją braku jawności mediacji będzie to, że w toku dalszego postępowania administracyjnego żaden z uczestników mediacji nie będzie mógł powoływać się na złożone propozycje ugodowe, ujawnione fakty czy też oświadczenia złożone w toku mediacji, za wyjątkiem tych które znajdą się w protokole z przebiegu mediacji.
Przeprowadzenie mediacji będzie odpłatne – mediatorowi przysługiwać będzie prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z jej przeprowadzeniem. Koszty te będzie pokrywał organ administracji publicznej, natomiast w sprawach w których możliwe jest zawarcie ugody koszty te będą ponosić strony (art. 96l Kodeksu postępowania administracyjnego). Jeżeli mediacja przyniesie rezultat, tj. jeżeli uczestnicy mediacji dokonają ustaleń dotyczących załatwienia sprawy, wówczas organ prowadzący postępowanie zobowiązany będzie do załatwienia tej sprawy zgodnie z ustaleniami mediacji, które zostały zawarte z protokole z przebiegu mediacji (art. 96 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego), w ramach obowiązujących przepisów prawa.
Powyższe zmiany korespondują z zasadą ugodowego załatwiania spraw w postępowaniu administracyjnym, wyrażoną w art. 13 Kodeksu postępowania administracyjnego, który na skutek ustawy nowelizującej również uległ zmianie. Zgodnie z tym przepisem, organy administracji publicznej dążą do polubownego rozstrzygania kwestii spornych i załatwiania spraw, których charakter na to pozwala, w szczególności poprzez m. in. podejmowanie czynności niezbędnych do przeprowadzania mediacji. Organy administracji publicznej mają podejmować wszystkie uzasadnione na danym etapie postępowania czynności umożliwiające przeprowadzenie mediacji lub zawarcie ugody, a w szczególności udzielać wyjaśnień o możliwościach i korzyściach polubownego załatwienia sprawy.
Ustalenia mediacji co prawda nie będą upoważniać organu do załatwienia sprawy w sposób sprzeczny z prawem lub z pominięciem ogólnych zasad postępowania administracyjnego, ale instytucja ta może prowadzić do tego, że strony zaakceptują rozstrzygnięcie organu i nie wniosą odwołania od decyzji. Nie należy również obawiać się wpływu organu na przebieg mediacji – mediator jest osobą trzecią, która nie jest zaangażowana w rozpoznanie sprawy. Mediacja może być również przeprowadzona w tych postępowaniach, które zostały wszczęte i nie zakończone ostateczną decyzją lub postanowieniem przed dniem 1 czerwca 2017 r.
Projektowane zmiany mają uprawnić procedurę administracyjną oraz odpowiadać na problem braku środków umożliwiających większą aktywność strony w podejmowaniu rozstrzygnięcia w sprawie administracyjnej. O tym jak będzie funkcjonowała ta instytucja pokaże czas i praktyka, a w szczególności liczba postępowań zakończonych po uzyskaniu satysfakcjonującego dla uczestników mediacji rozwiązania.
